A gestão de portfólio de projetos é uma prática cada vez mais importante para empresas que buscam otimizar a sua performance e alocar recursos de maneira mais eficiente.

Segundo dados do PMI (Project Management Institute), organizações que possuem uma gestão de portfólio eficiente conseguem gerar até 20% mais valor para seus stakeholders do que aquelas que não a possuem.

Neste artigo, iremos explorar o que é a gestão de portfólio de projetos, em que contexto ela surge nas empresas e por que é tão importante adotá-la.

Venha conosco nesta jornada e descubra como essa prática pode ajudar a sua organização a alcançar melhores resultados!

O que é um portfólio de projetos?

Um portfólio de projetos é um conjunto de projetos que uma organização possui em andamento ou pretende realizar.

É como se fosse uma carteira de investimentos, mas em vez de ações ou fundos, são projetos que a empresa está investindo tempo, recursos e dinheiro.

O objetivo principal é alinhar esses projetos com a estratégia da organização, otimizando recursos e garantindo o sucesso da empresa.

No final da década de 90, as empresas começaram a perceber a necessidade de uma abordagem mais estratégica para a gestão de projetos.

Ainda que a gestão de projetos já fosse uma prática consolidada em muitas organizações, a gestão de portfólio de projetos surge como um complemento necessário, capaz de gerenciar a seleção, priorização e execução de projetos em conjunto, em um nível mais alto de decisão, visando a alocação de recursos de forma eficiente e a obtenção dos melhores resultados estratégicos.

Com o tempo, o conceito de portfólio de projetos passou a ser aplicado em diversas áreas das organizações, especialmente na área de inovação.

Isso porque a inovação é um processo complexo que envolve muitos projetos e demanda um controle estratégico para obter os resultados esperados. 

A gestão de portfólio de projetos se tornou, assim, uma ferramenta essencial para a seleção, priorização e acompanhamento dos projetos de inovação.

Perceba que com a gestão de portfólio de projetos, é possível ter uma visão holística de todos os projetos que a empresa está realizando.

Por que é importante gerenciar um portfólio de projetos?

A gestão eficiente de projetos é capaz de agregar valor ao negócio, melhorar a eficiência operacional, reduzir custos, mitigar riscos e aumentar a produtividade.

Isso se deve ao fato de que ela permite que as empresas identifiquem e selecionem os projetos mais adequados para atingir seus objetivos estratégicos, otimizando o uso de recursos e garantindo que as iniciativas estejam alinhadas aos objetivos da organização.

Segundo uma pesquisa da PwC, empresas que gerenciam de forma efetiva seus portfólios de projetos têm uma probabilidade 25% maior de completar projetos dentro do prazo e do orçamento, em comparação com as empresas que não utilizam uma gestão de portfólio de projetos.

Além disso, a mesma pesquisa também identificou que essas empresas têm 10% menos projetos que falham em atingir seus objetivos estratégicos.

Outro dado importante vem de um estudo da Harvard Business Review, que identificou que as empresas que gerenciam seus portfólios de projetos de forma estratégica e sistemática têm um ROI (Retorno sobre Investimento) 5% maior do que as empresas que não o fazem.

O gerenciamento de portfólio de projetos é essencial para as empresas que buscam inovar e se adaptar rapidamente às mudanças do mercado, garantindo a sua sobrevivência e crescimento a longo prazo.

Quais são os benefícios do gerenciamento de portfólio de projetos?

A gestão de portfólio de projetos é uma prática que oferece inúmeras vantagens às empresas que a implementam em suas estratégias de negócios. A seguir, apresentamos os principais benefícios:

ALINHAMENTO ESTRATÉGICO: Garante a convergência entre os projetos e a visão da organização, possibilitando a alocação eficiente dos recursos e a maximização dos resultados.

PRIORIZAÇÃO DE PROJETOS: Permite a avaliação e priorização dos projetos mais relevantes para a organização, tendo em vista fatores como impacto financeiro, risco, prazo, entre outros.

OTIMIZAÇÃO DE RECURSOS: Identifica e elimina projetos redundantes ou que não estão contribuindo para os objetivos estratégicos, garantindo que os recursos sejam utilizados de maneira eficiente.

APERFEIÇOAMENTO DA COMUNICAÇÃO: Melhora a comunicação entre os setores da empresa, uma vez que possibilita que todos os envolvidos tenham uma visão clara dos projetos em curso e de seus objetivos.

TOMADA DE DECISÃO BASEADA EM DADOS: Assegura que a tomada de decisão seja fundamentada em dados e informações confiáveis, reduzindo o risco de erros e elevando a eficácia das decisões.

AUMENTO DA AGILIDADE: Permite que a empresa seja mais ágil na resposta às mudanças do mercado, possibilitando a adaptação ou cancelamento dos projetos de acordo com as necessidades da organização.

Quais são as etapas da gestão de projetos?

Depois de entender os benefícios que a gestão de portfólio de projetos pode trazer para as organizações, é hora de saber como colocar em prática esse processo de gerenciamento.

A seguir, descrevo as etapas que aplicamos nos clientes da Quiker e que recomendo a você:

IDENTIFICAÇÃO DOS PROJETOS: A primeira etapa consiste em identificar todos os projetos em andamento e futuros da organização.

Isso pode ser feito por meio de uma revisão de documentos, entrevistas com os responsáveis pelos projetos ou workshops com as equipes envolvidas. É importante ter uma visão geral de tudo o que está sendo trabalhado, mesmo que alguns projetos ainda estejam em estágios iniciais.

SELEÇÃO DOS PROJETOS: Após identificar todos os projetos, é hora de selecionar aqueles que farão parte do portfólio.

Essa seleção deve ser baseada nos critérios de alinhamento com a estratégia da organização, viabilidade financeira, risco, prazo e benefícios para o negócio. É importante que a seleção seja feita de forma objetiva e criteriosa para garantir que o portfólio seja composto pelos projetos mais relevantes.

PRIORIZAÇÃO DOS PROJETOS: Depois de selecionar os projetos, é hora de priorizá-los. Isso pode ser feito utilizando técnicas como matriz de priorização, onde são considerados os critérios de impacto financeiro, risco, prazo, entre outros.

A priorização deve levar em conta a capacidade da organização em executar os projetos, ou seja, é preciso avaliar se há recursos suficientes para dar conta de todos os projetos ou se é necessário fazer ajustes.

GERENCIAMENTO DO PORTFÓLIO: Com os projetos selecionados e priorizados, é hora de gerenciar o portfólio. Isso envolve o acompanhamento dos projetos em andamento, identificação de projetos em risco, tomada de decisões sobre ajustes no portfólio e comunicação clara sobre o status dos projetos para todas as partes envolvidas.

REVISÃO DO PORTFÓLIO: É importante revisar o portfólio periodicamente para garantir que ele continue alinhado com a estratégia da organização e para identificar novas oportunidades de projetos.

Essa revisão pode ser feita anualmente ou semestralmente, dependendo da dinâmica do negócio.

Cada organização pode adaptar esse processo de acordo com suas necessidades e particularidades, mas é importante ter um processo estruturado para garantir que os recursos estejam sendo alocados da melhor forma possível e que os projetos estejam contribuindo para os objetivos estratégicos da organização.

Como escolher os projetos certos para o seu portfólio?

Agora que você já sabe como gerenciar um portfólio de projetos, é hora de aprender como escolher os projetos certos para compor esse portfólio.

Essa é uma questão crucial, já que a escolha inadequada de projetos pode levar a investimentos mal direcionados e até mesmo ao fracasso da iniciativa de inovação como um todo.

Por aqui, costumamos utilizar algumas metodologias e estratégias que podem ajudar nesse processo de seleção.

A primeira dica é avaliar a capacidade da empresa em executar determinados projetos. De nada adianta selecionar um projeto inovador e promissor se a empresa não possui a expertise ou os recursos necessários para executá-lo com eficácia.

Portanto, é importante avaliar cuidadosamente a capacidade da empresa em relação aos projetos que estão sendo considerados.

Defina critérios claros

Outra estratégia importante é definir critérios claros para a seleção de projetos. Esses critérios devem estar alinhados com a estratégia da empresa e podem incluir aspectos como a rentabilidade do projeto, o tempo de retorno do investimento, a sua aderência ao negócio da empresa, entre outros.

Ao definir esses critérios de forma objetiva, a empresa consegue avaliar cada projeto de forma mais clara e tomar decisões mais embasadas.

Também é importante levar em consideração o impacto dos projetos na cadeia de valor da empresa e na experiência do cliente. Projetos que agregam valor à cadeia de produção ou que melhoram a experiência do cliente devem ter prioridade na seleção.

Lembre-se de considerar a diversidade do portfólio de projetos. É interessante incluir projetos de diferentes níveis de maturidade e riscos, a fim de garantir uma carteira de projetos balanceada e com potencial de retorno em diferentes horizontes de tempo.

Exemplo de case

Vamos explorar um case hipotético que ilustra bem a função de uma pessoa da área de inovação:

Imagine que uma empresa de tecnologia está considerando incluir dois projetos no seu portfólio de inovação: o desenvolvimento de um novo aplicativo de delivery e a criação de uma plataforma de inteligência artificial para análise de dados de clientes.

Ao avaliar a capacidade da empresa em executar esses projetos, a pessoa de inovação percebe que a empresa já possui uma equipe experiente em desenvolvimento de aplicativos, mas não tem expertise em inteligência artificial.

Portanto, a inclusão da plataforma de inteligência artificial pode ser um risco para a empresa, já que ela precisaria investir em contratações e treinamentos para desenvolver essa habilidade.

Em relação aos critérios de seleção, a empresa estabeleceu que os projetos devem ter um tempo de retorno do investimento de até dois anos e estar alinhados com a sua estratégia de diversificação de serviços.

Ao aplicar esses critérios aos dois projetos em questão, percebe que o aplicativo de delivery tem um potencial de retorno maior e mais rápido, além de estar mais alinhado com a estratégia da empresa.

Considerando o impacto dos projetos na cadeia de valor da empresa e na experiência do cliente, avalia-se que o desenvolvimento do aplicativo de delivery tem um potencial maior de agregar valor à cadeia de produção e melhorar a experiência do cliente, já que o delivery é uma demanda crescente no mercado.

Por fim, para garantir a diversidade do portfólio, sugere que a empresa inclua um terceiro projeto no portfólio: a criação de um programa de fidelidade para os clientes. Esse projeto tem um risco menor e um horizonte de tempo mais longo, o que ajuda a balancear a carteira de projetos.

Com essa seleção cuidadosa e bem fundamentada, a empresa pode garantir que está investindo em projetos que têm potencial de retorno e estão alinhados com sua estratégia de negócio.

Como priorizar projetos em um portfólio?

Depois de escolher os projetos certos para o seu portfólio de inovação, é hora de aprender como priorizá-los adequadamente. Afinal, nem todos os projetos têm a mesma importância ou urgência para a empresa.

Uma das estratégias mais comuns é utilizar uma matriz de priorização, que pode ser construída a partir de critérios estabelecidos pela empresa. Essa matriz ajuda a comparar os projetos e determinar quais são os mais importantes ou urgentes.

É possível utilizar diferentes tipos de matriz, como a matriz de impacto x esforço ou a matriz de risco x retorno.

Matrizes de priorização

Para exemplificar, vamos retomar o exemplo da empresa de tecnologia que está considerando os três projetos diferentes para o seu portfólio de inovação: um aplicativo de delivery de comida, uma plataforma de gestão de projetos e um software de inteligência artificial.

A empresa pode utilizar uma matriz de priorização, utilizando critérios como impacto no mercado, custo e tempo de implementação.

A matriz de impacto x esforço, por exemplo, pode ser dividida em quatro quadrantes: baixo esforço e alto impacto, alto esforço e alto impacto, baixo esforço e baixo impacto e alto esforço e baixo impacto.

A empresa pode então avaliar cada projeto em relação a esses critérios e posicioná-los na matriz, identificando quais projetos estão no quadrante de baixo esforço e alto impacto e, portanto, priorizá-los.

Modelo de pontuação

Outra estratégia importante é utilizar um modelo de pontuação. Nesse modelo, cada projeto é avaliado em relação a critérios predefinidos e recebe uma pontuação.

Ao final, os projetos com as pontuações mais altas são priorizados. É importante que a pontuação seja definida de forma objetiva e alinhada com a estratégia da empresa.

Por exemplo, a empresa pode estabelecer critérios como aderência ao negócio, rentabilidade e tempo de retorno do investimento.

Cada projeto seria então avaliado em relação a esses critérios e receberia uma pontuação para cada um deles. Ao final, a empresa somaria as pontuações e priorizaria os projetos que receberam as pontuações mais altas.

Além dessas estratégias, é importante levar em consideração a capacidade da empresa em executar os projetos prioritários.

Por mais importante que um projeto seja, se a empresa não possuir a capacidade necessária para executá-lo, pode não ser a melhor escolha priorizá-lo.

Também é importante considerar o alinhamento dos projetos com a estratégia da empresa. Projetos que estejam mais alinhados com os objetivos estratégicos da empresa devem ter prioridade na seleção e priorização.

É preciso reavaliar constantemente a relevância e a urgência dos projetos, a fim de garantir que o portfólio esteja sempre atualizado e alinhado com a estratégia da empresa.

Como monitorar e avaliar o desempenho de um portfólio?

Agora que você já aprendeu como escolher e priorizar os projetos do seu portfólio de inovação, chegou a hora de monitorar e avaliar o desempenho desses projetos para garantir que estejam alinhados com os objetivos estratégicos da empresa e gerando resultados positivos.

Eu costumo utilizar algumas métricas essenciais para avaliar o desempenho do portfólio de projetos.

Uma das métricas mais importantes é o ROI (Return on Investment), que mede o retorno financeiro gerado pelo investimento feito naquele projeto.

É importante avaliar se o projeto está gerando o retorno esperado e se está alinhado com os objetivos da empresa.

Outra métrica importante é o prazo de conclusão do projeto. É fundamental que os projetos sejam concluídos dentro do prazo estabelecido para que possam gerar resultados dentro do tempo previsto.

É preciso avaliar se o prazo está sendo cumprido e se há possibilidade de atrasos.

Além disso, é importante avaliar a satisfação do cliente em relação ao projeto. Isso pode ser medido por meio de pesquisas de satisfação ou avaliações de desempenho.

Certifique-se sempre que o projeto esteja atendendo às necessidades e expectativas do cliente para que possa gerar valor para a empresa.

O número de ideias e projetos inovadores gerados ao longo do tempo também é uma métrica bastante legal. Ela mostra a capacidade da empresa de gerar novas soluções e se manter competitiva no mercado.

Nesse sentido, avalie se a empresa está gerando um número suficiente de projetos inovadores e se estão sendo desenvolvidos de forma eficiente.

Lembre-se também que é importante avaliar o impacto do projeto no mercado e na sociedade. Projetos que geram impacto positivo na sociedade podem ser vantajosos para a imagem da empresa e sua reputação.

Ao utilizar essas métricas, é possível avaliar de forma abrangente o desempenho do portfólio de projetos da empresa e garantir que estejam alinhados com os objetivos estratégicos e gerando resultados positivos.

Qual é o papel do gerente de portfólio de projetos?

Uma vez que você já sabe como monitorar e avaliar o desempenho de um portfólio de inovação, é importante entender qual é o papel do gerente de portfólio de projetos.

Antes de mais nada, é preciso entender o que faz um gerente de projetos. Em resumo, esse profissional é responsável por liderar e coordenar equipes em projetos específicos, garantindo que eles sejam concluídos dentro do prazo, do orçamento e da qualidade estabelecidos.

No contexto de um portfólio de projetos, o gerente de portfólio é responsável por garantir que todos os projetos estejam alinhados com a estratégia da empresa e que a alocação de recursos esteja otimizada.

Ele deve acompanhar de perto o desempenho de cada projeto, utilizando as métricas definidas previamente, e tomar decisões estratégicas a respeito do portfólio como um todo.

Deve certificar-se de manter uma comunicação clara e constante com as partes interessadas, garantindo que todos estejam informados sobre o status dos projetos e do portfólio como um todo.

Ao longo deste artigo, vimos que a gestão de um portfólio de projetos de inovação é um processo complexo e que requer a utilização de diferentes metodologias e estratégias.

Desde a definição da estratégia de inovação até a avaliação do desempenho do portfólio, é fundamental que as empresas contem com profissionais capacitados e experientes na área.

O gerente de portfólio de projetos tem um papel crucial nesse processo, garantindo que todos os projetos estejam alinhados com a estratégia da empresa e que o desempenho do portfólio seja constantemente monitorado e avaliado.

Conclusão

Chegamos ao final deste artigo e esperamos que ele tenha sido útil para você entender melhor como gerir um portfólio de projetos de inovação.

Vimos que essa tarefa envolve diversas etapas, desde a definição da estratégia até a avaliação do desempenho, passando pela seleção e priorização de projetos.

No entanto, sabemos que gerir um portfólio de projetos pode ser um desafio, principalmente para empresas que estão iniciando na jornada da inovação.

É por isso que a Quiker desenvolveu uma plataforma de gestão da inovação que pode ajudar a tornar esse processo mais simples e eficiente.

Com a plataforma da Quiker, é possível gerenciar todo o ciclo de vida dos projetos de inovação, desde a ideia até a sua implementação.

Além disso, a plataforma oferece recursos para a priorização de projetos, a análise de risco e retorno, o monitoramento do desempenho e muito mais.

Convidamos você a conhecer a plataforma de gestão da inovação da Quiker e experimentar uma demonstração. Com certeza, ela pode ajudar a sua empresa a inovar de forma mais eficiente e obter resultados mais expressivos.